miércoles, 8 de junio de 2011

Haz Tu Propio Evento


Los eventos son la reunión de varias personas en lugar determinado para la celebración de algún tipo de celebración, un congreso, una reunión de países etc., pero la organización de un evento, sea para pocos o varios asistentes puede ser una tarea muy desalentadora; por ahora hablaremos de los eventos, bien sea para pocos o varios asistentes. Cuando un evento resulta mal organizado desacreditará al organizador, por esto te debes las siguientes preguntas antes de organizar un evento.

¿Por qué organizar el evento?

Lo primero que te debes preguntar es si es necesario, esto para eventos que quieran enviar un mensaje al público beneficiario, como el lanzamiento de un producto o la simple información de una nueva obra, pero como todos sabemos el evento es un medio muy efectivo de atraer gente, es por esto que debes ver si sí es necesario, pues sea cual sea el evento implicará unos costos y entre mejor lo quieras hacer tendrá un poco más de gastos, pero igualmente no podemos omitir un cumpleaños o un matrimonio, aunque los tiempos han cambiado y los eventos son muy diferentes, la organización de estos es igual, y además la gente tiende a reunirse por tradición en este tipo de celebraciones, pero bien recuerda que sea cual sea el evento debes preguntarte el por qué organizarlo y si es viable.

Hora De Planificación

Todo está listo, ya has tomado la decisión de hacer tu evento, ahora debes plantear si lo organizaras tú mismo o contaras con un comité de planificación, o una organización de planificación o si tendrás el apoyo de un experto en el tema.

Si escoges la ayuda de alguien más debes tener en cuenta que sean personas que hayan trabajado en el tema, o que se hallan formado para el mismo, y además existen un gran número de empresas que hacen toda esta organización de forma casi mecánica, pero cuidado o todas las agencias están acreditadas, así que infórmate de las agencias y escoge la mejor.

Pero si tú no vas a contratar a un organizador u organización especial para tu evento es porque lo quieres organizar tú mismo (a), pero ten cuidado porque la organización si la haces solo tú podría acarrear una gran carga, o un desfalco económico, porque además debes tener en cuenta el dinero que invertirás.

Pero para hay eventos que obviamente hay eventos que no requieren de un comita, aunque por lo general es mejor que lo planifique con ayuda de alguien, porque hay casa que uno no debe manejar solo, es decir los asuntos económicos es mejor que los manejes aparte de los demás asuntos, porque anque necesitarás dinero casi para todo, no debes dejar que lo que planees se convierta en un revuelto con los gastos económicos, pero si eres una persona sumamente organizada y te sientes con la capacidad de organizar el evento tú solo (a), adelante, porque recuerda que lo que importa es el interés con el que los hagas.

Para un evento como una conferencia, un congreso internacional es necesario que cuentes con mínimo 250 horas, un comité, dos o tres jornadas de 18 horas justo antes de su celebración, esto para un evento de duración de tres o dos días para 200 personas aproximadamente.

Pero si bien es un evento de un día, de magnitudes asistenciales bajas, muy bien podrías contar con un gran equipo de os o tres organizadores, o además con uno solo podría ser viable, siempre y cuando cumplas con los requisitos antes mencionados.

El primer paso a tomar es planear el presupuesto, o mirar con cuánto dinero cuentas para la realización del evento que quieres hacer, debes tener muy claro el dinero máximo que podrás utilizar, para esto debes hacer un trabajo de planificación preliminar imaginaria, es decir debes imaginarte absolutamente todo lo que necesitarás para el evento, teniendo en cuenta desde el lugar hasta la comida, o los actos protocolarios que cumplirás, para esto es muy recomendable que tengas memoria de papel, es decir será mejor si anotas todo lo que has creído necesario para realizar el evento.

Formato:

Debes tener claro el tipo de evento que vas a realizar, una celebración de cumpleaños, un matrimonio, una conferencia, un desfile, un lanzamiento de un producto, etc., debes tener en cuenta que la lista de los tipos de eventos es inagotable, pero debes tener claro el tipo de evento que va a ser, además ten en cuenta que podrás tener más de un tipo de evento, así podrás atraer más público.

El Público

Debes tener ya muy claro el tipo de evento y la duración del mismo, y además quienes van a asistir y el número de asistentes, esto lo debes tener muy claro pues por ejemplo, en una celebración familiar que implique gente que quizá no conozcas te resultará más fácil identificarlas, o bien lo puedes hacer con una invitación en la que los invitados se deban identificar para poder ingresar, esto es muy útil, bien sea para una asistencias de un gran número de público o un número reducido, pues si no tienes claro el número de asistentes la planificación y la medida presupuestal se convertirán en una pesadilla.

Debes tener en cuenta al público o asistentes indirectos directamente relacionados, como por ejemplo el artista o artistas, o bandas si las hay, el personaje animador, conferencista(s), intérpretes, DJ, prensa y demás que puedan estar relacionados en tu evento.

Además de este público ten en cuenta la dotación de personal, que pueden trabajar para ti o para una organización, pero además de la seguridad del mismo, pues es en este punto donde necesitarás planificar la organización de la seguridad de tu evento, más información visita este mismo blog y mira las normas de seguridad de los eventos mencionados, recuerda que la seguridad de tu evento es de lo más importante para garantizar el bienestar de los asistentes.

Presupuesto

El presupuesto no es solamente una simple hoja de cálculo, sino un documento que combina actividades de planificación y de gestión, en este debes incluir todos los gastos que tendrás en tu evento, la(s) fuente(s) de ingreso(s) y el beneficio previsto, este es el momento de planificar los gastos de la seguridad, ten claro que sea cual sea el evento debes apartar un 20% del presupuesto para los imprevistos, además , como ya lo había mencionado, ten memoria de papel para todo lo que gastarás en este evento.

Programación

El éxito del evento depende de la programación, debes tener muy claro que debes establecer un plazo para la planificación y organización. Con hablamos de una empresa es necesario tener en cuenta que el evento debe planearse con un año de anterioridad aproximadamente, esto si el evento es de gran envergadura, pero cuando hablamos de un evento con asistencia de público reducido, o bien un evento de índole familiar o más privado.

Conocida todo con un presupuesto fijo notarás que tendrás unas fechas alternativas para obtener las mejores tarifas, esto quiere decir que entre más tiempo dures organizando un evento notarás que los gastos de dicho eventos se verán reducidos gracias a que podrás ver más cotizaciones de lo que utilizarás en tu evento, desde el gasto del personal hasta el gasto de la seguridad, incluyendo las comidas las estadías si se requiere y los demás gastos que se ven involucrados en tu evento.

Recuerda que debes tener en cuenta todos los factores que influyen en la organización de tu evento, recuerda que esto lo debes tener en cuenta para la seguridad, en la organización y planificación.

Lugar de celebración

El lugar donde celebrarás tu evento lo debes tener desde el principio del proceso de planificación, este lugar de celebración, cuando hablamos de empresas, es por lo General proporcionado por la misma o proporcionada por el patrocinador, pero cuando hacemos una celebración pequeña es decir más de tipo familiar o de tipo más personal el lugar de celebración se convierte en una gran decisión a tomar. Para elegir el lugar de celebración debes valorar que tenga buenos precios, pues éste se convierta en uno de los gastos más grandes.

En lugar de celebración de ser fácilmente accesible, cerca de una autopista, una calle principal, o algún sitio de referencia que la gente que asistirá reconozca fácilmente, este lugar de celebración eres el cómodo y adecuarse tanto al tipo de evento que se está organizando como el perfil de los participantes; es muy importante que conozcas el gusto del público beneficiario, recuerda que cada día hay lugar de celebración más innovadores cada día tendrás una margen más amplia para la originalidad tu evento esto sin exagerar,

Para descubrir el sitio de celebración debes tener en cuenta las ventajas y desventajas de cada uno de ellos, esto es sumamente importante porque cada uno que ofrecerá cosas que le agradarán y otras que no agradarán tanto.

Ahora un buen método para la organización de eventos o la escogencia del lugar, es la internet en ella podrás encontrar una amplia gama de lugares en los cuales podrá celebrar tu evento, recuerde que además hay muchos eventos que tienen una temática definida es decir hay alguna celebraciones que tienen como el principal el cuidado del medio ambiente para este tipo de eventos te recomiendo que uses un lugar muy verde con un lugar en el cual la gente sienta la naturaleza como una amiga, sir acceso un evento del lanzamiento de un producto en cuenta el producto que las lanzarás, o bien si es una celebración más familiar en muy pero muy en cuenta el tipo de celebración recuerda que por lo General escogemos un salón de eventos General, por lo que debes tener muy claro la decoración de este.

Estos son los pasos mínimos para la organización de un evento, recuerda que el éxito del evento dependerá de que cumplas con todos los factores antes mencionados, además de que tengas claro que quieres realizar el evento, no olvides que así lo organices tú solo el evento será magnífico.

Mc Brayan Nicolás Ardila Molina

miércoles, 1 de junio de 2011

Viajando Con El Papa



Las medidas de seguridad tienden a ser iguales, pero la verdad es que dependiendo de varios puntos a tener en cuenta se determina como debe ser diseñado el plan de seguridad de un evento, sea cual sea, sea de pocos o varios invitados, siempre deben haber medidas amplias de seguridad.


Pero como no dedicarle un artículo a uno de los personajes más famosos del mundo, un personaje con millones de seguidores y miles de opositores, no por lo que quizás piense, sino por los ideales de lo que representa, él es un personaje muy polémico, pues sus encíclicas tratan temas modernos, pero llevados a un pensamiento escolástico, lo cual no lo hace muy popular.


Pero el papa ha hecho una serie de viajes, esto con intereses netamente morales, pero vistos desde un punto de vista muy económico, político y por ende social, hoy hablaremos de un viaje que ha realizado el sumo pontífice a Escocia.


Para hablar del papa debemos saber que es uno de los hombres que está más seguro en el mundo, muchas veces se ha sabido que es el más protegido, aún más que el presidente de los EE.UU, el papa cuenta con un cuerpo policiaco que se encarga de la seguridad de él solo, aparte de los dispuestos por la nación visitada, este cuerpo le garantiza al papa la seguridad en donde quiera que esté, yy hay grupos especializados, como por ejemplo para los viajes, pues es un grupo el encargado de toda la seguridad del papa.


La seguridad del papa empieza en el momento en el que abandona la plaza de San Pedro, allí un grupo de agentes especializados se encargan de que el papa salga sano y salvo de dicha plaza, después un nuevo grupo de personal se encarga de montarlo en el avión más seguro del mundo, y seguimos después con la llegada al país de visita, en este lugar casi el doble de agentes que los sacaron de la basílica, lo esperan en el aeropuerto, sigue su camino altamente escoltado hasta donde llegue a residir, y sea cual sea el lugar el papa estará escoltado hasta para ir al baño.


Las naciones que visita el papa hacen un completo plan de seguridad asesorados por el cuerpo de seguridad de vaticano, por ejemplo en esta visita a Escocia, cerraron temporalmente más de 60 puentes de paso a los peatones, además por las diferentes manifestaciones, el estado escoses ha dado un cuerpo de apoyo de alrededor de 1.600 policías, y las manifestaciones han sido altamente seguridad y verificadas, la más grande se espera en Edimburgo, dirigida por iglesias protestantes, la seguridad de este hombre llega a incluir todo, desde la integridad del lugar visitado, hasta el aire que respira, el agua que bebe, los alimentos que consume, etc., el papa viajará en el papamóvil que se usa desde el incidente con Juan Pablo II.


Esta es la máxima seguridad que se puede exigir, la seguridad del papa es tan amplia que sería difícil de nombrar todas las medidas que se toman en torno al cuidado de la seguridad de él, pero hemos podido nombrar algunas, es por esto que digo, felicitaciones, a todos los que intervienen directamente en la seguridad del papa, pero en especial a los pensantes de esta seguridad.


Mc Brayan Nicolas Ardila Molina.

Feriando en La Feria Del Libro De Bogotá.


La feria del libro de Bogotá, es un evento de magnitudes altísimas, en la última entrega, tuvimos la oportunidad de tener a Ecuador como invitado de honor, además de aproximadamente 500 expositores en 18.200 metros cuadrados, la feria del libro es una oportunidad espectacular y un evento cultural que nadie se debe perder, es entrar a un mundo mágico de letras y palabras que te lleva a un éxtasis total, te sientes en un mundo de fantasías, vives lejos de la realidad que quizá te agobie, pero hoy más de hablar de la feria como tal hablaremos de la seguridad de este bello evento.


La directora de la Fundación del Libro, Gabriela Adamo fue la encargada de entregar el reporte de las medidas especiales de seguridad, esta frase es muy importante, el solo hecho de hablar de medidas de seguridad es muy importante y hablar de medias especiales de seguridad es un rango mucho más alto.


La idea de este tipo de eventos NO es que haya un gran cuerpo de seguridad, la idea es que no se requiera de este cuerpo especial, sino que ha medida que pasa el tiempo la cultura ciudadana llegue al punto de ser casi perfecta, y así cambiar al grupo de seguridad por el grupo de prevención.


La feria del libro se ha preparado con un amplio margen de seguridad, debido, primero a la gran afluencia de público nacional e internacional, además de la gran nómina de personajes distinguidos que vendrán, los preparativos se han dispuesto para evitar desbordes en este gran evento, las medidas para garantizar la completa seguridad de los asistentes son demasiado amplia, con medidas como verificar a cada momento los conflictos entre distintos grupos militantes, más aún al recibir al célebre Nobel de Literatura, Mario Vargas Llosa, además de estas medidas se tiene un altísimo cuerpo de logística proporcionado por la alcaldía de Bogotá y la Policía Nacional de Colombia, además con un completo control de los alrededores de corferias y de las calles y carreras aledañas, esta medida acompañada de requisas permanentes, helicópteros predispuestos, soldados del Ejército Nacional haciendo un control constante desde antes de que se abre la feria, hasta después de cerrarla.


Es espectacular ver este tipo de seguridad para un evento de tal magnitud, aunque se esperaba las medidas han sido mucho mayor a las previstas, pero como bien lo han criticado algunos, sería bueno que este tipo de seguridad no se aplique para los eventos, es decir que la seguridad en todo momento sea muy buena, y como no exigirlo si en lo que más gasta la nación es en el equipamiento de las fuerzas armadas legales.


Pero como no hablar acerca de la seguridad que se tiene para el Nobel de literatura, el peruano Mario Vargas Llosa, para él se han dispuesto medidas de seguridad como por dónde entrará y cómo se trasladará, además de la seguridad en el hotel donde se alojará, no tanto como el de las reinas pero si bastante amplio, más aun por diferentes polémicas en la que este gran escritor se ha visto involucrado, como por ejemplo las grandes críticas al matrimonio “Kirchner”.



Es muy importante ver que la seguridad de este evento es muy importante, debido a que es un evento de talla internacional, como su nombre lo dice, es por esto que este evento es un ejemplo bueno de la seguridad en los eventos, debido a que la planificación de este evento se hace con mucha anterioridad y más aun hablando que este evento se ha llevado sin inconvenientes por más de ventitres (23) años.


Mc Brayan Nicolas Ardila Molina.